Використання електронного підпису для подання процесуальних документів до суду

Перехід від паперового до електронного документообігу є закономірною світовою тенденцією, але у нашій державі, поки що, не вдалось зробити якісного ривку у цьому напрямку.

“Коронакриза” 2020 року не лише “оголила” проблемні питання будь-якої дистанційної взаємодії між судами та учасниками судового процесу, але і банально, на паперовий документообіг вже не стає коштів.

Внаслідок зазначених факторів та незважаючи на відсутність належного законодавчого регулювання, на практиці суди стали переходити на електронний обмін документами:

• суди стали практикувати надсилання ухвал, рішень, повісток та електронних документів на відомі їм адреси електронної пошти учасників судових справ;
• суди стали брати до уваги документи, які надходять через електронну пошту (подекуди - навіть ті, на яких не накладено електронний підпис особи).

У рамках даної статті ми спробуємо розібратись, що таке електронний підпис та як за його допомогою можливо реалізовувати свої процесуальні права під час розгляду судової справи.

Що таке електронний підпис?

Профільним законом, який регулює питання електронної ідентифікації фізичних та юридичних осіб, є Закон України “Про електронні довірчі послуги”.

Відповідно до ст. 1 згаданого Закону, електронний підпис - електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис.

Інакше кажучи, електронний підпис є електронним аналогом вашого власноручного підпису, що надає можливості підписувати та обмінюватись документами у електронній формі.

Де можливо отримати електронний підпис?

Ключі електронного цифрового підпису надаються Акредитованими центрами сертифікації ключів (АЦСК). 

Перелік надавачів послуги виготовлення ключів електронного підпису доступний на веб-сайті Центрального засвідчувального органу (Міністерство цифрової трансформації України).

Деякі з таких центрів надають зазначені послуги безкоштовно. Наприклад, користувачі “Приват24” мають змогу у онлайн режимі отримати такий ключ, даний процес займає не більше 5 хвилин.

Чи законно використовувати електронний підпис для обміну документами із судом?

Питання, насправді, є проблемним.

З одного боку, на рівні Закону України “Про електронні довірчі послуги” електронний підпис визнаний, по суті, засобом підписання документів, який має рівноцінне юридичне значення до власноручного підпису.

З іншого боку, відповідно до ч. 5 ст. 17 Закону України “Про електронні довірчі послуги”, здійснення правосуддя з використанням кваліфікованого електронного підпису чи печатки або інших засобів електронної ідентифікації вчиняється в порядку, встановленому законом.

Процесуальні кодекси, які регулюють порядок здійснення правосуддя, пов'язують використання електронного підпису із функціонуванням Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи - системи, яка наразі існує лише на папері та реально не створена.

Початок роботи Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи планувався на 01 березня 2019 року, але його відклали на невизначений строк по ряду причин.

Натомість, працює система “Електронний суд”, яка дозволяє приймати документи від сторін, у тому числі, і позовні заяви, на підставі яких відкриваються провадження у судових справах. У цій же системі здійснюється зберігання судових документів у електронній формі, а надання доступу сторонам до електронної справи, з технічної точки зору, має забезпечувати їм можливість знайомитись з матеріалами справи через “Електронний суд”.

Система “Електронний суд” розглядається як елемент майбутньої Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи, водночас її використання має свої проблеми:

• належне законодавче регулювання для діяльності такої системи - відсутнє;
• система пропонує доволі обмежений перелік шаблонів для створення процесуальних документів, що не дозволяє учасникам справи вільно створювати будь-який документ, який вони бажають подати на розгляд суду (наприклад, якщо відсутній технічний шаблон “Клопотання про відкладення розгляду справи”, подати саме таке клопотання через “Електронний суд” є неможливим;
• система працює зі збоями, навіть у разі надання стороні доступу до електронної справи, дуже часто відкривається доступ лише до частини документів справи - тобто, щоб ознайомитись із справою, все-одно треба йти до суду.

Таким чином, на сьогоднішній день немає підстав стверджувати, що використання електронного підпису з метою обміну документів із судами перебуває у законному полі, хоча такий обмін і відбувається на практиці.

На мій погляд, наведений стан речей дозволяє прийти до наступних висновків щодо можливості використання електронного підпису при подачі документів до суду:

• хоча електронний підпис і прирівнюється до власноручного, недостатнє законодавче регулювання порядку використання електронного підпису при здійсненні правосуддя не дає повноцінної можливості учасникам судових справ використовувати його для обміну документами із судом.
• для того, щоб подання документу до суду відповідало закону, я рекомендую подавати (надсилати) документи у паперовій формі із власноручним підписом. Особливо це стосується випадків, коли спливають передбачені законом строки давності звернення до суду і процесуальні строки для вчинення певних дій під час розгляду судової справи, у тому числі позовних заяв, апеляційних та касаційних скарг. Наприклад, подавати позов через “Електронний суд” я б став у випадку, коли у вас не пропущені строки позовної давності і є їх достатній “запас”, щоб експериментувати із “Електронним судом”. У іншому разі - не ризикуйте.
• електронний підпис, на сьогодні, доцільний для подання процесуальних документів, які по-іншому подати у вас немає технічної чи фізичної можливості. Наприклад, у останній день перед судовим засіданням ви дізнались, що не зможете прибути до суду, який знаходиться у іншому місті. Зрозуміло, що жодне клопотання за один день до суду звичайною або кур'єрською поштою не дійде. У такому випадку є виправданим використання електронного підпису та надсилання підписаного ним клопотання про відкладення розгляду справи на електронну пошту суду.

Як підписати електронний документ за допомогою електронного підпису?

Якщо у вас є необхідність підписати електронний документ шляхом накладення власного електронного підпису, наведене можливо здійснити через державний сервіс “Дія” - “Підписання документів”.

Для цього потрібно, щоб у вас був файл із сертифікатом ключа вашого електронного підпису та готовий електронний документ, який ви хочете підписати.

Далі вчиніть ряд кроків, як показано на скріншотах:

1. Натисніть “Підписати документ” і вас буде спрямовано на необхідну сторінку.

2. Завантажте файл ключа електронного підпису та введіть пароль до нього.

3. Завантажте електронний документ, який ви хочете підписати.

4. Натисніть кнопку “Підписати” і електронний документ з накладеним підписом автоматично завантажиться через ваш браузер.

5. Для більш оперативного реагування на вашу заяву, рекомендуємо надсилати підписані таким чином документи двома файлами: один - без накладеного цифрового підпису, інший - з накладеним підписом, оскільки “вордівські” документи без накладеного підпису можна відкривати без застосування спеціальних програмних комплексів для зчитування підпису. У темі листа вкажіть номер справи та суддю, до якого ви подаєте відповідний документ.

Сподіваємось, ця стаття стане вам у нагоді. У одній із наступних статтей ми більш детально розповімо про принципи роботи системи “Електронний суд”.

P.S.: наведена у статті інформація є особистою думкою автора та складена відповідно до законодавства, яке було чинним на момент її публікації.