Все про звернення: які вони бувають, навіщо їх писати, а найголовніше – як

Загальні вимоги до звернень визначаються Законом України «Про звернення громадян» від 02.10.1992 №393/96-ВР.

Стаття 3 вказаного Закону розрізняє такі типи звернень:

• пропозиція (зауваження) – документ, у якому ви висловлюєте свою думку щодо можливості удосконалення діяльності організацій, куди ви звертаєтесь. Гарним прикладом таких звернень є петиції до Президента України;
• заява (клопотання) – документ, у якому ви просите адресата вчинити певні дії, які сприяють реалізації ваших прав. Наприклад, клопотання до місцевої ради про відведення земельної ділянки у користування;
• скарга – документ, у якому ви вказуєте на протиправність рішень, дій чи бездіяльності певних осіб, які порушують ваші права, та просите відновити ваші права встановленим законом способом. Наприклад, скарга до Державної служби України з питань праці на порушення ваших трудових прав.

Важливо! У Законі України "Про звернення громадян" встановлені лише загальні вимоги до звернень. Іноді, для вирішення конкретного питання, необхідно з’ясувати вимоги, які закон встановлює до звернень саме з цього питання. Наприклад, заява (реєстраційна картка) для реєстрації фізичної особи-підприємця має чітко встановлену форму і державний реєстратор не прийме від вас заяви у довільній формі.

Навіщо писати звернення

По-перше, звернення – це форма виявлення вашої ініціативи щодо вирішення важливого для вас питання. Ви ж не виграєте в лотерею, не придбавши квиток?

По-друге, шляхом звернень ви робите маленький внесок в управління суспільними справами. Нехай навіть вам здається, що це крапля в морі і вашу думку проігнорують, але по-іншому зміни не відбуваються. Доречна пропозиція, подана у слушний час, може бути почута.

По-третє, звернення - це основа, на якій побудований захист ваших прав. Зокрема, обґрунтована та своєчасно подана скарга може попередити майбутні роки судової тяганини.

По-четверте, якщо все ж таки вам доведеться захищати ваші права у суді, звернення допоможуть:

• зібрати необхідну для суду доказову інформацію;
• якщо вам відмовляють у наданні інформації на звернення або ігнорують його – це підстава для суду витребувати необхідні докази за вашим клопотанням;
• листування у зв’язку із вашим зверненням допоможе продемонструвати суду, що дійсно має місце факт порушення ваших прав або спір з іншою особою.

Вимоги до звернень

Відповідь на дане питання розкрита у статті 5 Закону України «Про звернення громадян», яка до обов’язкових реквізитів звернення відносить:

• прізвище, ім’я, по батькові заявника;
• місце проживання громадянина;
• викладення суті порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги;
• підпис заявника із зазначенням дати;

Додатково передбачено, що в електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.

Все наведене – це мінімальні вимоги до звернення, за умов дотримання яких вам не мають права відмовити у їх розгляді!

Водночас, хочу дати вам поряди, які зроблять ваше звернення чітким, зрозумілим та більш ефективним:

1. Рукописний чи друкований текст? Звичайно – друкований. Будемо відверті, почерк у кожного різний та не завжди розбірливий. Тому, читати та сприймати рукописні тексти завжди важко.

2. Контакти Повідомлення у зверненні адреси місця проживання – замало. Крім того, ви не завжди фактично проживаєте за місцем «прописки», тому варто зазначити вашу фактичну адресу, зробивши помітку у «шапці» заяви «адреса для листування».

Не забувайте повідомити свій номер телефону. Іноді, коли певна організація готує відповіді на мій адвокатський запит, відповідальна особа може телефонувати мені та уточнювати деталі інформації, яку я прошу. Це дуже корисно та пришвидшує надання відповіді на запит.

3. Структура та зміст.

З приводу даного питання взагалі можна було б зробити навчальний курс, але є загальні рекомендації, яких варто дотримуватись.

а). Зміст має стосуватись конкретно поставленого питання. Не пишіть зайвої інформації, яка завантажує текст та буде відволікати адресата від поставленого питання. Усе, що ви пишете, повинно:

• повідомляти адресату фактичні обставини, які стосуються звернення;
• повідомляти, яким чином ці обставини впливають або навіть порушують ваші права (якщо це клопотання або скарга), або які свідчать про необхідність певних змін у діяльності адресата (якщо це пропозиція або зауваження);
• які дії ви просите вчинити для вирішення вашої проблеми.

Для того, щоб розкрити вказану інформацію, ви маєте самі для себе відповісти на два питання:

• що конкретно є проблемою для вас?
• які шляхи вирішення проблеми ви бачите?

б). Логіка викладу.

Надання логічної структури вашому тексту зробить звернення простішим на сприйняття. Звісно, стиль написання у кожного індивідуальний, але я б рекомендував слідувати наступного плану:

• стисле повідомлення, хто ви та з якого приводу ви пишете (тобто, у першій частині окреслити конкретне питання, щоб адресат розумів, про що йдеться далі по тексту);
• детальний виклад обставин та наявної проблеми;
• які шляхи вирішення проблеми ви пропонуєте та чому;
• прохальна частина: розписуєте по пунктам, що ви просите.

Наприкінці звернення доцільно додати, що ви бажаєте отримати відповідь у письмовій формі (поштою, електронною поштою або бажаєте отримати особисто на руки).

в). Технічне оформлення.

Вам не обов’язково застосовувати вишукані шрифти, виділяти слова кольором тощо. Водночас, текст можна структурувати для легшого сприйняття:

• розділяйте текст на тематичні блоки, залишаючи пустий рядок після кожного блоку;
• на початку тематичного блоку можна зазначити одне-два речення, яке стисло виражає суть повідомленої інформації. Наприклад, перше речення: «Працівники Н-ної організації ігнорують мої звернення». А далі розписуєте, які звернення ви подавали, коли, кому, який результат чи його відсутність тощо;
• найбільш важливі речення, поняття, цитати можна позначати жирним курсивом, підкресленнями тощо. Але, раджу цим не зловживати, оскільки надмірне використання таких інструментів нівелює мету їх використання – усе зливається у суцільний текст. Тому використовуйте курсиви та підкреслення лише на найбільш важливих частинах тексту.

4. Додатки.

За необхідності треба додати копії документів, які підтверджують викладені у зверненні обставини або ваші вимоги. Перелік додатків зазначаєте після прохальної частини звернення, позначаючи словом «Додатки».

Важливо! Подавайте у якості додатків виключно копії документів, оригінали мають лишатись у вас. Виняток становлять випадки, коли закон прямо вимагає подання оригіналів, які або лишаються у відповідній справі адресата, або подаються адресату на ознайомлення, після чого оригінали мають бути повернуті вам. Завжди контролюйте повернення оригіналів, щоб потім не довелось поновлювати документи.

5. Подання звернення.

Якщо ви подаєте усне звернення (наприклад, на гарячу лінію), поцікавтесь та запишіть посаду, прізвище та ім’я особи, яка його прийняла, а також реєстраційний номер, присвоєний зверненню.

Письмове звернення завжди виготовляйте у двох примірниках: один подаєте адресату, інший – лишаєте собі.

Якщо ви подаєте звернення особисто, вимагайте у особи, яка його приймає, зазначення на вашому примірнику звернення її прізвища та імені, посади, дати вручення та особистий підпис (це необхідно, щоб потім була можливість ідентифікувати особу, що прийняла звернення та відповідальна за його подальше спрямування за належністю).

Приклад вхідної відмітки – на фото нижче. Але, на ній не зазначено прізвища, ім’я та посади особи, яка його прийняла. Тобто, ідентифікувати відповідальну особу – важко.

На відбитках вхідних штампів проставлено лише підпис без жодної розшифровки хто це.

Якщо ви подаєте звернення поштою, раджу направляти його листом з описом вкладення.

Опис вкладення до листа – документ, у якому ви зазначаєте найменування/ім'я адресата, його адресу, а також по пунктам – які саме документи ви надсилаєте. Перелік документів та кількість аркушів засвідчуєте своїм підписом. Лист з двома примірниками опису вкладення подається до пошти у відкритому конверті. Працівник підприємства поштового зв’язку має звірити опис з документами, які ви надсилаєте, та засвідчити його своїм підписом та відбитком поштового штемпеля. Один примірник опису залишається у конверті, а інший – видається вам.

Отже, опис вкладення до листа – документ, який підтверджує факт надіслання певної кореспонденції.

Нижче – зразок опису вкладення до листа.

Обов'язково перевіряйте, чи поставив працівник підприємства поштового зв'язку свій підпис та відбиток календарного штемпеля (маркувальна машина для проставлення дати).

Таким чином, ми розглянули найважливіші аспекти, які необхідно враховувати при поданні звернення. Сподіваюсь, вони допоможуть вам у захисті ваших прав.

P.S.: наведена у статті інформація є особистою думкою автора та складена відповідно до законодавства, яке було чинним на момент її публікації.