Як правильно оформити первинні документи?
За матеріалами нашого каналу на Telegram "Листи від адвоката"
Травень 10, 2021
Належне оформлення документів, які відображають вчинення господарських операцій – це запорука успішного бізнесу, адже факт надання будь-яких послуг, виконання робіт чи поставки товарів буде підтверджено.🧾
🤷♂️Разом з тим, на диво часто підприємці та їх працівники халатно відносяться до оформлення документів, що може створити труднощі під час стягнення боргів у судовому порядку. І це стосується не лише малого бізнесу, але і великого. Тому, даний допис буде корисним не лише бізнесменам, але і їх матеріально відповідальним працівникам.☝️
Типові недоліки у документах: описки в датах, номерах документів, невірне відображення змісту операції, відсутність посади, прізвища та ініціалів особи, яка підписала документ. Нерідко під час приймання-передачі цінностей взагалі не складається жодних актів та від представника приймаючої сторони не вимагають навіть копії довіреності, яка б підтверджувала його повноваження. Як люди після цього працюють та нормально сплять уночі – для мене загадка. 🤦♂️
❗️Пам’ятайте: навіть печатка вашого контрагента на документах сама по собі нічого не значить, оскільки згідно із ст. 58-1 Господарського кодексу України не є обов’язковою до використання на договорах та первинних документах, а отже – її наявність чи відсутність не створює юридичних наслідків.
А як треба робити?
Насправді, не все втрачено. Наразі судова практика пішла таким шляхом, що для підтвердження факту вчинення господарської операції оцінюються не лише первинні документи, але і документи податкового обліку, факти часткового розрахунку, поведінка сторін тощо. Яскравий приклад – справа№924/233/18, яку Верховний Суд вирішив у постанові від 25.06.2020. Точніше - довелось направити на новий розгляд, що саме по собі свідчить про проблемність ситуації, але було скасовано рішення про відмову у позові з тих підстав, що первинні документи були неналежно оформлені.
Але з власного досвіду знаю, що вигравати такі справи доволі нелегко саме тому, що клієнт або його працівники самі створили цю проблему, недбало оформлюючи первинні документи. Тому, краще дисциплінувати себе та своїх підлеглих, аніж потім сподіватись, що юрист «все розрулить» у судовому порядку.
