Докази: процедура збору та витребування через суд

По-перше, треба з'ясувати обсяг необхідних доказів. У цьому випадку доцільно звернутись за консультацією до юриста, який складе для вас перелік необхідних документів, які потрібно зібрати.

Якщо ви користуєтесь нашою послугою “Конструктор документів”, то перелік необхідних доказів вказано у описі до кожного шаблону.

По-друге, у першу чергу згрупуйте ті докази (основна їх маса - це саме документи), які у вас вже є. Так ви зрозумієте, чого вам ще не вистачає.

По-третє, ті докази, яких немає, необхідно збирати по відповідним установам та організаціям шляхом особистого звернення або шляхом направлення письмового запиту про їх надання.

До речі: для складання письмового запиту ви можете скористатись нашим безкоштовним шаблоном запиту.

Якщо при особистому прийомі вам відмовляють у наданні документів - то єдиним способом отримання документів є направлення письмового запиту.

Важливо: якщо за результатами розгляду запиту вам відмовлять у наданні доказів або взагалі проігнорують запит, ви маєте право витребувати докази шляхом подання разом з позовною заявою клопотання про витребування доказів.

При вирішенні клопотання про витребування доказів суд буде з'ясовувати, чи вживали ви заходів для отримання доказів. Невжиття особою самостійних заходів для збирання доказів є підставою для відмови у задоволенні клопотання про витребування доказів (!!!).

Тому, направлення письмового запиту про надання необхідних доказів є ОБОВ'ЯЗКОВИМ, навіть якщо ви точно знаєте, що документи вам ніхто не надасть. Наявність запиту та доказів його направлення підвищить ваші шанси витребувати необхідні докази через суд.

По-четверте, письмовий запит оформлюєте наступним чином:

а) “Шапка” запиту:

• повна назва/прізвище, ім’я, по-батькові особи, до якої спрямований запит, її адреса;
• ваше прізвище, ім’я, по-батькові, адреса, номер телефону, електронна пошта (якщо є);

б) Текст запиту (рекомендований):

• ви маєте почати з того, хто ви (у якості кого звертаєтесь);
• з якого приводу/питання ви звертаєтесь;
• на ваш розсуд - можете пояснити, для чого вам запитувані документи та чому ви вважаєте, що вони знаходяться саме у адресата;

в) Прохальна частина (починається зі слова “Прошу”):

• має містити конкретну вимогу того, що саме ви просите надати, а якщо це інформація - інформація з якого питання та яким критеріям вона має відповідати (за певний проміжок часу, щодо певної особи, об’єкту тощо);
• яким чином ви просите надати відповідь з документами (особисто на руки - вкажіть телефон, щоб вам повідомили про можливість вручення, чи поштою - вкажіть адресу для листування).

г) Дата підпису запиту та особистий підпис.

д) За потреби, додаєте до запиту необхідні додатки (підтвердження особи або певного статусу, який надає право отримати інформацію та інші докази).

е) Завжди складаєте запит у 2 примірниках: один - для адресата, інший - залишите собі.

По-п'яте, порядок подачі запиту:

• особисто адресату: у такому випадку після вручення запиту, попросіть особу, якій він адресовано, або посадову особу канцелярії, приймальні (якщо це організація) поставити на вашому примірнику запиту відмітку про його отримання. Як правило, це слово “Отримано”, під яким ставиться дата, підпис, посада, прізвище, ініціали особи, яка отримала запит;
• поштою: у такому разі наполегливо рекомендуємо надсилати запит листом з описом вкладення. Опис вкладення - це спеціальний бланк, у якому ви вказуєте реквізити адресата листа та зміст вашого направлення. Опис складається у двох примірниках та підписується вами та працівником пошти із скріпленням відбитком календарного штампу. Один опис вкладається у лист, інший - видається відправнику. Такий опис, а також фіскальний чек з пошти є належним доказом того, що ви направили запит. Зберігайте опис вкладення та чек разом з вашим примірником запиту - вони знадобляться при витребуванні доказів.

Бланк опису вкладення можна скачати тут.

а) Забезпечення доказів

Суд за заявою учасника справи або особи, яка може набути статусу позивача, має забезпечити докази, якщо є підстави припускати, що засіб доказування може бути втрачений або збирання або подання відповідних доказів стане згодом неможливим чи утрудненим.

Способами забезпечення судом доказів є допит свідків, призначення експертизи, витребування та (або) огляд доказів, у тому числі за їх місцезнаходженням, заборона вчиняти певні дії щодо доказів та зобов’язання вчинити певні дії щодо доказів. У необхідних випадках судом можуть бути застосовані інші способи забезпечення доказів, визначені судом.

Заява про забезпечення доказів може бути подана до суду як до, так і після подання позовної заяви.

На практиці даний спосіб збирання доказів використовується доволі рідко, оскільки він виконується за виняткових обставин, які свідчать про можливість втрати доказів чи ускладнення у їх збиранні у майбутньому, якщо такі заходи не будем вжито.

Набагато частіше застосовується витребування доказів.

б) Витребування доказів

Якщо позивач (заявник) не зміг самостійно отримати докази, суд має право за клопотанням позивача (заявника) витребувати докази у відповідної особи, про що виноситься рішення у формі ухвали про витребування доказів.

Наполегливо рекомендуємо заявляти клопотання про витребування доказів разом з позовною заявою, особливо якщо ви НЕ КОРИСТУЄТЕСЬ послугами юриста та подаєте усі документи самостійно.

Чому так? Тому що подання таких клопотань обмежене строком підготовчого засідання у справі (якщо це загальне позовне провадження) або моментом до першого судового засідання у справі (якщо це спрощене позовне провадження) - дані строки встановлені для того, щоб сторони змогли надати необхідні докази або заявити клопотання про їх витребування, а також клопотання про призначення експертиз та виклик свідків.

Якщо ви не зробите усіх вказаних дій у зазначені строки - суд може відмовити у задоволенні клопотання про витребування доказів з підстав пропуску строків подання таких клопотань.

Саме тому, повторюємо, заявляйте подібні клопотання разом з подачею позовної заяви.

У клопотанні повинно бути зазначено:

1. Повна назва суду, до якого подається клопотання.
2. Номер справи та прізвище, ім’я та по-батькові судді - якщо клопотання подається після подачі позову.
3. Від кого подається клопотання та процесуальний статус заявника (позивач, відповідач, третя особа) - прізвище,ім’я та по-батькові, адреса, контактний телефон та електронна пошта, ідентифікаційний код.
4. Назва доказу, що витребовується.
5. Обставини, які може підтвердити цей доказ, або аргументи, які він може спростувати;
6. Підстави, з яких випливає, що цей доказ має відповідна особа;
7. Вжиті особою, яка подає клопотання, заходи для отримання цього доказу самостійно, докази вжиття таких заходів та (або) причини неможливості самостійного отримання цього доказу.
8. Дата підпису клопотання та підпис особи, яка його подає.

До речі: ви можете скористатись нашим безкоштовним шаблоном клопотання про витребування доказів.